Stai cercando un valido software per la sicurezza sul lavoro ma tra i tanti che si vedono su internet non sai quale scegliere? Se sì, sei sulla strada giusta, perché in questa guida cercherò di trasferirti quello che è il frutto di tutte le esperienze (positive e negative) che ho avuto! #SafetySoftware.

La scelta di un buon software per la gestione della sicurezza dei luoghi di lavori rappresenta un passo importante per il tecnico in quanto un ottimo prodotto, unito alle competenze di chi lo utilizza, consente di garantire una gestione puntuale della salute e sicurezza dei lavoratori assicurando, a valle della delicata fase di analisi, la predisposizione della più adeguate misure di prevenzione e protezione.

Un falso mito che voglio subito sfatare, perché ne sono stato io in primis vittima, lo ammetto, è quello di ritenere i software inutili perché il più importante è il “cervellus”, termine probabilmente coniato per via di un software che usa desinenze “latine” che, diciamo così, non ha riscontrato un ottimo gradimento dal pubblico; ebbene, i software sono effettivamente utili ma, come vedremo tra poco, con determinate cautele e se dotati di determinate logiche.

Nella scelta del #migliorsoftware per la gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, infatti, è importante considerare diversi parametri.

È sicuramente fondamentale valutare le funzionalità del software e accertarsi che sia in grado di coprire tutti i requisiti di natura cogente adattandoli alle esigenze specifiche dell’azienda. Facilità d’uso, disponibilità di supporto tecnico e aggiornamenti regolari rappresentano altre caratteristiche indispensabili da tenere in considerazione.

Negli ultimi anni è diventato importante dotarsi di prodotti che garantiscano la sicurezza informatica ed una corretta gestione dei dati personali.

I software, in particolare quelli che contengono dati di natura sensibile come quelli sanitari, devono rispondere a requisiti di progettazione molto stringenti in modo da ridurre al minimo i dati personali da trattare e garantire, anche in seguito a violazione, l’impossibilità di divulgare informazioni legate alla persona. Queste logiche si traducono nella dichiarazione, da parte delle software house, del rispetto dei principi della privacy by design e by default.

Dove troviamo queste informazioni? Una software house che si rispetti rende pubbliche queste informazioni nella documentazione afferente ai prodotti, ad esempio, nelle condizioni di licenza d’uso.

Ecco un esempio! … https://www.blumatica.it/page/licenzasoftware/

Non meno importante è verificare la reputazione e l’affidabilità della software house, assicurandosi che sia leader nel settore della sicurezza sul lavoro.

Come verifichiamo l’affidabilità di una software house?

La navigazione in rete rappresenta, ormai, uno dei canali principali di ricerca. Pertanto, un buon prodotto viene presentato indicandone chiaramente le funzionalità ed i punti di forza con il supporto di screenshot e/o video che ne permettono di valutare la veridicità di quanto affermato. E così scoprirete che sono davvero poche le software house che divulgano in rete i propri software; diffidate da chi non mostra schermate, video, registrazioni di webinar pubblici svolti in passato, perché al 99% nascondono un prodotto di scarsa qualità.

Particolare attenzione va data alla possibilità di testare le versioni di prova e, a parità di opportunità, c’è un dettaglio che fa la differenza!

Spesso, infatti, capita che le versioni trial dei software non siano allineate con quelle in distribuzione o ancora siano “bloccate” nell’utilizzo di funzionalità importanti.

Una software house leader nel settore, che permette di effettuare un acquisto consapevole, è sicuramente Blumatica, cui mi sono affidato oramai da diversi anni. Ma per arrivare a questa scelta non è stato semplice: dopo aver testato diversi software, infatti, mi ero quasi scoraggiato e stavo per ritornare al pensiero iniziale che, forse, l’unica strada possibile potesse essere il “cervellus”.

E’ importante, quindi, poter provare il software con le versioni cosiddette Trial per 30 giorni. Blumatica è una delle poche che consente ciò in maniera completamente libera e con la possibilità di valutare la bontà tecnica anche dei tantissimi rischi specifici inclusi nel software, che credo siano gli unici ad averli. Di enorme vantaggio è anche il supporto tecnico gratuito per fugare qualsiasi dubbio prima e dopo dell’acquisto, assistenza che è svolta da tecnici della materia che sono anche informatici, quindi persone in grado di capire di cosa si sta parlando a livello di sicurezza e non solo di informatica e computer.

Il passaparola ed il feedback degli utilizzatori di un determinato prodotto rappresentano altrettanti canali da non sottovalutare.

Sempre più frequentemente capita di imbattersi in gruppi di lavoro costituiti prevalentemente da RSPP/HSE manager che condividono esigenze comuni e cercano soluzioni affidandosi a chi ha già un progetto in corso. Esistono anche dei gruppi sui social, ad esempio su facebook, dove è possibile parlare con altri tecnici che hanno avuto esperienze simili.

Bisogna, inoltre, considerare il target, ossia a chi è rivolto un software!

La stessa Blumatica, infatti, realizza 2 software ben distinti a seconda dei seguenti 2 target: Consulenti della Sicurezza o Aziende/Enti di grandi dimensioni. Io conosco entrambi i software perché il secondo l’ho fatto acquistare ad alcune aziende mie clienti.

Consulenti sicurezza

Se l’utilizzatore è il consulente ci sono alcune caratteristiche importanti da prendere in considerazione:

• Sopralluoghi ed analisi inziale. Verificare la possibilità di applicazioni, anche online, che rendono possibile l’esecuzione della dispendiosa fase di check up direttamente presso il cliente. Il censimento informatico dei dati di partenza per la valutazione dei rischi (anagrafiche, luoghi di lavoro, mansioni, attrezzature) consente di evitare inutili perdite di tempo e costruire il DVR partendo dall’analisi iniziale.
• Disponibilità di banche dati. Poter usufruire di modelli DVR permette di avere una struttura tipo predefinita sulla quale andare a personalizzare tutti gli elementi contestualizzandoli in base alla realtà in esame, una “traccia” molto utile in grado di guidarci nella scoperta di una nuova attività lavorativa di cui non abbiamo particolari conoscenze.
• Valutazione dei rischi in conformità alla normativa vigente. Molti sono i prodotti software che vengono pubblicizzati come rispondenti ai requisiti imposti dalla normativa. L’analisi dei rischi deve prendere in considerazione tutti i rischi legati alle possibili fonti e deve permettere di valutare fattori pregiudizievoli come il lavoro notturno, il lavoro minorile o la condizione di una lavoratrice gestante.
• Gestione e valutazione dei rischi normati. Oltre ai rischi definiti “stocastici”, ossia quelli valutati attraverso la matrice PxD, è fondamentale che lo strumento informatico permetta la valutazione di tutti i rischi definiti “normati” perché standard ISO, norme UNI o regole di buona tecnica ne consentono un’analisi puntuale mediante appositi algoritmi di calcolo. Se facciamo fede a prodotti blasonati siamo in grado di identificare almeno 35 rischi normati tra cui Rumore, Vibrazioni, MMC, Chimico, Radon e così via.
• Profili di rischio. L’output di un buon prodotto software non è solo il DVR. Deve essere possibile estrapolare dall’analisi svolta tutta una serie di informazioni che permettono di riconoscere in automatico i profili di rischio di ogni mansione/risorsa in modo da ricavare, senza lavoro aggiuntivo, le schede mansione con l’informativa obbligatoria ai sensi dell’art. 36 del D.lgs. 81/08. È una caratteristica fondamentale da ricercare in un software perché tutta la documentazione da elaborare deve essere assolutamente coerente con il DVR.
• Condivisione dati. Ad oggi diventa sempre più forte la richiesta di condividere e distribuire informazioni tra collaboratori di un medesimo studio e cliente del consulente. Un ambiente di condivisione online permette di gestire il cliente nel tempo e monitorare nonché gestire le attività conseguenti alla VDR.

Aziende ed Enti

Le grandi aziende, invece, hanno quasi sempre le medesime esigenze: dotarsi di un unico sistema informatico capace di gestire tutti gli aspetti della salute e sicurezza senza stravolgere il proprio modus operandi, senza perdere il pregresso e raggiungendo gli obiettivi in tempi ridotti.

Quale può essere un elenco di caratteristiche da ricercare in un gestionale HSE?

• Gestione delle anagrafiche. Il software deve consentire una raccolta agevolata delle informazioni salienti per l’identificazione e la valutazione dei rischi. Anagrafica aziendale, nomine relative alle figure della sicurezza, elenco delle risorse così come delle lavorazioni con relative attrezzature ed agenti chimici a cui i lavoratori sono esposti.
• Accesso controllato all’applicazione. In particolare per esponenti di grandi aziende (RSPP, HSE manager, MC) deve essere possibile accedere in base ai profili ed assegnare diverse autorizzazioni in modo da garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare le informazioni.
• Integrazione con tuti i sistemi software in uso. Possibilità di mettere in comunicazione il software HSE con i gestionali di buste paga, con le piattaforme e-learning o addirittura con i sistemi di distribuzione di DPI.
• Gestione e personalizzazione del database.  Poter fare affidamento su una ricca banca dati è sicuramente un grande valore aggiunto a supporto del tecnico ma resta fondamentale avere la possibilità di personalizzare di qualsiasi elemento in base alle specifiche esigenze.
• Gestione delle scadenze. Possibilità di avere sotto controllo tutte le attività e le possibili scadenze. Dalla revisione di un documento alla gestione dei corsi di formazione fino alla prenotazione ed alla conduzione delle visite mediche ed accertamenti periodici predisposti dal medico competente ma molto spesso coordinate da risorse HR.
• Analisi dettagliata dei pericoli e valutazione dei rischi residui.  L’analisi dei rischi dovrebbe essere condotta per fasi lavorative con una individuazione di tuti i rischi legati alle varie fonti di pericolo (attrezzature, agenti chimici, agenti biologici, luoghi di lavoro. Una efficace valutazione dei rischi permette di identificare un livello di rischio intrinseco ed un livello di rischio residuo in base alle misure di sicurezza adottate.
• Gestione dei sopralluoghi e trattamento delle non conformità. Un software di gestione della salute e sicurezza sul lavoro deve consentire sicuramenti di elaborare la documentazione prevista per legge ma deve essere anche un gestionale a supporto per le ispezioni e i sopralluoghi periodici consentendo di registrare eventuali azioni correttive e di miglioramento.
• Collaborazione. Un buon software permette di distribuire le informazioni ai vari attori della sicurezza. Un preposto, ad esempio, essendo una risorsa fondamentale per la gestione della salute e sicurezza, dovrebbe avere un accesso dedicato che gli permette di filtrare profili di rischio e scadenze delle risorse a lui affidate.
• Report e analisi. Nella scelta del software è importante assicurarsi che un sistema a regime permetta di generare report aggregando dati a fattor comune e filtrando in base alle specifiche esigenze. 
• Notifiche e avvisi. La generazione di notifiche ed avvisi automatici anche a mezzo email è un altro parametro fondamentale. Fornitori piuttosto che manutentori dovrebbero avere l’opportunità di essere avvisati della necessità di aggiornare un documento scaduto prima di essere bloccati al controllo accessi!

Un sistema software che gode delle suddette caratteristiche contribuisce sicuramente alla implementazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza con performance elevatissime.

Spero che questa condivisione possa esserti di aiuto e, anche se dal canto mio ho effettuato una scelta ben precisa verso un determinato software, di non condizionarti nella eventuale che tu farai ma, anzi, di permetterti di approfondire e vagliare altre possibilità in maniera più consapevole.